Vous commandez régulièrement des transports de marchandises, souvent auprès de plusieurs transporteurs et pour des prestations variées. Pour éviter les complications, comptabiliser correctement ses factures de transport routier est indispensable !
Une gestion incorrecte des factures peut entraîner des erreurs dans vos états financiers ou des trous dans votre budget, affectant ainsi la santé financière de votre entreprise.
Dans cet article, nous vous guiderons à travers :
👉 Les étapes à suivre pour une comptabilisation efficace de vos factures
👉 Les éléments clés à vérifier sur une facture de transport routier.
👉 L’importance de maintenir un dossier de comptabilité ordonné.
👉 La centralisation de tous vos documents importants pour une gestion simplifiée.
Assurez-vous que chaque facture soit traitée correctement pour une comptabilité sans faille !
Les étapes à suivre pour comptabiliser une facture de transport routier
1ère étape : collectez et vérifiez les informations
2ème étape : créez un dossier de comptabilité
3ème étape : saisissez vos factures dans votre système comptable
4ème étape : vérifiez et faites votre rapprochement comptable
5ème étape : gérez les différentes taxes et déductions comptables
6ème étape : payez et archivez vos factures
Quels sont les éléments clés à vérifier avant de comptabiliser une facture ?
Collecter les documents de transport, c’est bien, mais les contrôler, c’est encore mieux !
Vous ne pouvez pas simplement accumuler des papiers ; il est important de scruter chaque détail pour éviter des erreurs coûteuses. Même si cela peut sembler une évidence, voici les éléments clés à vérifier avec une attention particulière :
💰 Les montants : les montants facturés doivent être conformes aux tarifs convenus dans vos contrats ou accords de service. Une simple erreur dans les chiffres peut entraîner des surprises désagréables.
📅 Les dates : vérifiez que les dates inscrites sur les documents sont exactes et correspondent aux dates réelles de livraison ou de chargement. Une discordance pourrait signifier un retard ou une erreur dans le traitement.
📍 Les adresses : contrôlez que les adresses de chargement et de livraison sont correctes et en adéquation avec les informations contractuelles.
🔢 Les numéros de référence : assurez-vous que les numéros de référence sur les documents concordent avec les numéros de suivi des opérations. Cela facilite le suivi et évite les confusions dans le traitement des factures.
Chaque élément doit être validé avec précision pour garantir que vos factures sont correctes et que votre comptabilité est impeccable.
N’oubliez pas, une vérification rigoureuse aujourd’hui peut vous épargner des tracas demain !
Pourquoi est-il important de conserver et de bien comptabiliser les factures de transport routier ?
Moins de risque de litiges et d’erreurs
Une comptabilité précise réduit considérablement le risque de litiges et d’erreurs.
En vérifiant méticuleusement chaque facture, vous pouvez :
👉 Éviter les désaccords avec les transporteurs
👉 Rectifier les erreurs avant qu’elles ne deviennent des problèmes majeurs
Une attention particulière aux détails dès le début permet de traiter les incohérences rapidement et d’assurer que toutes les factures reflètent correctement les opérations de transport attendues.
Avoir une comptabilité précise et respecter les réglementations fiscales
Lorsque les dépenses sont correctement enregistrées et que votre entreprise respecte les obligations fiscales, cela vous permet aussi de :
👉 Faciliter les audits
👉 Éviter les sanctions pour non-conformité
👉 Optimiser la préparation de vos déclarations fiscales
👉 Réduire les erreurs et le stress lors des périodes de déclaration
⚠️ Assurez-vous également que toutes les mentions obligatoires figurent sur vos factures. Ces éléments sont essentiels pour garantir la conformité et la validité de vos documents.
Analyser ses coûts et mesurer la performance
Conserver et comptabiliser correctement vos factures de transport permet une analyse détaillée de vos coûts. En ayant une vue d’ensemble sur vos dépenses de transport, vous pouvez :
👉 Identifier des tendances
👉 Détecter des anomalies
👉 Optimiser vos dépenses
Cette analyse vous aide à évaluer la performance de vos opérations logistiques, à négocier de meilleurs tarifs avec les transporteurs et à améliorer l’efficacité globale de votre chaîne d’approvisionnement.
Une gestion financière éclairée mène à des décisions plus stratégiques et à une meilleure maîtrise de vos coûts !
Classer ses factures : comment créer un dossier de comptabilité ordonnée pour ranger ses factures de transport ?
Étape 1️⃣ : créez un dossier dédié
Établissez un dossier spécifique pour vos factures, que ce soit sous forme physique ou numérique. Optez pour un dossier numérique pour plus de flexibilité : vous et vos collaborateurs pourrez accéder aux documents facilement, où que vous soyez.
Étape 2️⃣ : classez vos factures chronologiquement
Pour retrouver facilement vos documents et gagner du temps, il est important de classer vos documents :
- Factures : date d’émission
- Bons de livraison :date de livraison
- Contrats : date de signature ou de validité
Étape 3️⃣ : nommez correctement les documents
Indiquez des informations clés dans le nom de votre document comme :
- le numéro de commande ou de suivi
- la date de facture
- le nom du transporteur
Étape 4️⃣ : utilisez des outils de suivi
Vous pouvez créer des tableaux récapitulatifs pour indiquer les détails essentiels et avoir un accès rapides à ces informations :
- Dates
- Numéros de référence
- Montants
- Parties impliquées
Étape 5️⃣ : mettez en place une politique de conservation
Définissez la durée de conservation de chaque type de document selon les exigences légales et fiscales et respectez-la rigoureusement. Cela vous permettra de ne pas conserver des documents inutiles.
Centralisation de toutes ses factures de transport : comment faire ?
⚠️ Selon la loi, les documents papiers doivent être conservés pendant 10 ans.
Cela peut entraîner une accumulation massive de justificatifs et de lettres de voiture, souvent stockés dans des salles d’archives encombrantes.
👉 En optant pour une solution dématérialisée pour réserver vos transports comme Wepal, vous bénéficiez d’un espace personnel avec un accès à tous vos documents.
Voici les avantages :
- Plus besoin de stockage physique
- Moins de risque de perte de données
- Gestion efficace des documents
