De septembre à octobre, de nombreux expéditeurs lancent des appels d’offres pour reconsidérer leur collaboration avec leurs transporteurs. Cette démarche est motivée par diverses raisons telles que la réduction des coûts, l’amélioration de l’expérience client, la diminution des litiges, ou encore la recherche de délais plus courts.
Bien que le marché offre une multitude de transporteurs, il est crucial de sélectionner le prochain partenaire sur la base de critères rigoureux afin d’éviter toute déception ou augmentation imprévue des coûts.
Pour définir clairement vos besoins et attentes en matière de transport, l’utilisation d’un cahier des charges (CDC) s’avère indispensable. Ce document détaillé permet aux différents transporteurs de formuler par la suite des propositions adaptées à vos exigences.
Dans cet article, nous vous guidons à travers la rédaction de ce cahier des charges et, en bonus, nous mettons à votre disposition un modèle de CDC à télécharger. La réalisation de votre appel d’offres transport n’aura jamais été aussi simple.
Appel d’offre transport : pourquoi le cahier des charges est-il essentiel ?
Lors d’un appel d’offres transport, le cahier des charges est un outil incontournable, essentiel pour assurer le bon déroulement de la collaboration future. Il permet notamment de :
- Établir une collaboration sur des bases solides
En exposant clairement vos besoins et exigences, vous garantissez une compréhension mutuelle optimale. Ainsi, le transporteur pourra proposer une solution adaptée, contribuant à la pérennité de votre entreprise, la livraison jouant un rôle central dans la satisfaction client.
- Comparer les différents transporteurs
Lors d’un appel d’offres transport, plusieurs transporteurs sont sollicités. Le cahier des charges vous permet de comparer et de sélectionner plus facilement les propositions en fonction de critères préalablement définis.
- Améliorer vos performances
La rédaction du cahier des charges vous incite à analyser vos besoins, vos exigences et les problèmes rencontrés. Vous pouvez ainsi élaborer un plan pour optimiser votre logistique et réduire les points de friction.
- Réduire vos coûts
Le cahier des charges vous aide également à optimiser les coûts liés aux opérations de transport, en rationalisant certains itinéraires ou en travaillant avec des partenaires locaux.
Comment construire un cahier des charges pour un appel d’offre transport ?
- Présentez votre entreprise
Pour formuler une offre sur mesure, le transporteur doit avoir une compréhension approfondie de votre entreprise. Il est essentiel de fournir des informations détaillées sur l’histoire de votre entreprise, son cœur de métier, ainsi que sur vos produits ou services et leurs spécificités. Des données techniques telles que le nombre d’employés, les différentes adresses, la date de création et le siège social sont également cruciales.
- Vos besoins en transport
Cette section est particulièrement importante. Elle doit inclure un ensemble complet d’éléments tels que la nature des marchandises à transporter, leur conditionnement, les bonnes pratiques à suivre, ainsi que les cartes des flux logistiques. Il est essentiel de préciser la fréquence et la qualité des marchandises à transporter, ainsi que les conditions de transport requises pour le chargement, le déchargement et le stockage. Il convient également d’intégrer les exigences légales et réglementaires pertinentes, si elles existent.
- Le planning
Lors de la réponse à un appel d’offres de transport, il est impératif d’intégrer un calendrier d’exécution dans votre cahier des charges. Ce calendrier doit, à minima, inclure les échanges réguliers ainsi que les périodes de forte demande.
- La proposition commerciale
Bien que votre transporteur dispose de tarifs prédéfinis, ceux-ci peuvent être ajustés à la hausse ou à la baisse en fonction des destinations, de la fréquence, de vos exigences spécifiques, ou de la durée du contrat. Il est donc essentiel de prendre en compte ces différents éléments afin de formuler une proposition claire et définitive qui réponde pleinement à l’ensemble de vos besoins, sans mauvaise surprise.
- Les objectifs et les indicateurs de performance (KPIs)
Vous pouvez évaluer la performance de votre transporteur à l’aide d’indicateurs de performance clairement définis, tels que la qualité du service après-vente, le pourcentage de livraisons sans litige, et le nombre de transports réalisés avec des véhicules écologiques. Ces indicateurs doivent être définis en amont et présentés au prestataire sélectionné lors de l’appel d’offres.
Les conseils pratiques de Wepal pour rédiger l’appel d’offre
Lors de la rédaction du cahier des charges pour un appel d’offres transport, il est crucial d’avoir une compréhension approfondie et une cartographie détaillée de vos flux logistiques afin d’identifier tous les points de chargement, de collecte et de livraison, ainsi que les coûts associés. Cette cartographie permet d’identifier les zones d’amélioration et de garantir que toutes les spécificités de votre activité sont prises en compte. En intégrant tous les aspects de l’activité de l’entreprise, vous vous assurez que les services fournis répondront à vos attentes, rendant ainsi l’appel d’offres plus précis et fructueux.
Pour optimiser votre cahier des charges, nous vous conseillons d’être précis et concis, d’analyser les contraintes et leurs impacts, de prioriser les points essentiels non négociables et d’anticiper les différentes évolutions.
La rédaction d’un cahier des charges précis et détaillé est essentielle pour garantir une collaboration réussie avec un transporteur, réduisant les coûts et améliorant la performance logistique de votre entreprise. Grâce à Wepal, la solution de réservation de transport en ligne développée par Evolutrans Solutions, vous n’avez plus à vous soucier de la recherche du transporteur idéal. Wepal le fait pour vous, en identifiant le transporteur qui correspond le mieux à vos besoins et en le sélectionnant parmi ceux les plus proches de chez vous.
